Webdesigner briefen: so machst du es richtig

Briefing

Defizite bei den Funktionen, umständliche Navigation, schlechte Gestaltung, fehlende Suchmaschinen-Platzierung, Deadlines verpasst: Agenturen liefern nicht immer das, was man sich erhofft.

Also wo beginnen, damit der Webdesigner versteht, was man braucht – und die Website so gelingt, wie man sie sich vorstellt?

Mit einem gezielten Briefing kannst du nicht nur dein Webprojekt sinnvoll aufgleisen – es ist auch die Grundlage für die Berechnung der Website-Kosten durch den Dienstleister.

Letztes Update: 2.12.2024

Mit dem richtigen Briefing die Basis für ein erfolgreiches Website-Projekt legen

Ein professionelles Web Briefing ist ein essenzieller Schritt auf dem Weg zur erfolgreichen Website. Doch was genau steckt hinter dem Begriff „Web Briefing“?

Während es in vielen Bereichen des Projektmanagements klare Begriffe und deutsche Entsprechungen gibt, hat sich „Briefing“ in der Webbranche durchgesetzt – er steht für eine präzise Anweisung.

In diesem Artikel erfährst du, wie du ein Web Briefing erstellst, welche Informationen hineingehören und wie du damit dein Projekt effektiv an eine Agentur oder einen Webdesigner übergeben kannst.

Web Briefing erstellen: So planst du deine Website strukturiert und effizient

Ein professionelles Web Briefing ist ein essenzieller Schritt auf dem Weg zur erfolgreichen Website. Doch was genau steckt hinter dem Begriff „Web Briefing“? Während es in vielen Bereichen des Projektmanagements klare Begriffe und deutsche Entsprechungen gibt, hat sich „Briefing“ in der Webbranche durchgesetzt – er steht für eine präzise Anweisung. In diesem Artikel erfährst du, wie du ein Web Briefing erstellst, welche Informationen hineingehören und wie du damit dein Projekt effektiv an eine Agentur oder einen Webdesigner übergeben kannst.

Missverständnisse und Zufälle werden ausgeräumt. Hinzu kommt, dass das Web Briefing für den Auftraggeber zum beeinflussbarsten Erfolgsfaktor für das Webprojekt wird:

• Der Auftraggeber lenkt das Projekt in die richtige Richtung.
• Der Auftraggeber nimmt Einfluss auf die Umsetzung des Projekts.
• Die Agentur bekommt die Grundlage für ein spezifisches Angebot.

Was ist ein Web-Briefing?

Ein Web-Briefing ist die detaillierte Instruktion von dir, dem Kunden, an die Agentur oder den Webdesigner. Es legt die Erwartungen an die neue Website fest, beschreibt deren Ziele und Zielgruppen und dient als Leitfaden für den gesamten Erstellungsprozess. Der Begriff „Briefing“ kommt ursprünglich aus dem Englischen und bedeutet so viel wie „Kurzanweisung“. In der Webdesign-Welt ist das Web Briefing häufig auch als „website creative brief“ bekannt und klingt motivierender als „Lastenheft“, das man eher aus der IT kennt.

Wozu brauchst du ein Web Briefing?

Ein detailliertes Web Briefing spart Zeit und Missverständnisse. Es sorgt dafür, dass die Agentur oder der Designer genau weiß, was du möchtest und was nicht. Indem du deine Ziele und Erwartungen klar formulierst, kannst du später Enttäuschungen und kostspielige Änderungen vermeiden. Je detaillierter das Briefing, desto gezielter kann das Team an die Umsetzung gehen. Grundsätzlich gilt: Je umfangreicher das Webprojekt, desto mehr Aufwand ist für ein gründliches Briefing nötig.

Schritt 1: Definiere deine Bedürfnisse

Bevor du dich an einen Webdesigner wendest, solltest du dir genau überlegen, welche Rolle die Website im Gesamtkontext deines Projekts oder Unternehmens spielt. Die folgenden fünf Fragen helfen dir, deine Bedürfnisse zu konkretisieren:

1. Was soll die Website für dich leisten?
   Überlege dir, welche Funktionen und Ziele deine Website erfüllen soll. Soll sie nur informieren, oder möchtest du direkt Produkte und Dienstleistungen verkaufen? Willst du Leads generieren, ein Portfolio präsentieren oder ein Blog integrieren?
2. Wer wird die Website nutzen?
   Definiere deine Zielgruppe. Sind es Kunden, Klienten, Geschäftspartner oder Leser eines Blogs? Überlege, welches Alter, Geschlecht und Interessen deine Zielgruppe hat und welche Inhalte sie ansprechen. Beispiel: Eine Website für ein Yogastudio sollte eine ruhige, entspannende Ästhetik und gut sichtbare Termin- und Anmeldungsfunktionen haben.
3. Was macht die Website erfolgreich?
   Lege Erfolgskriterien fest, an denen du die Wirksamkeit deiner Website messen wirst. Soll sie hohe Besucherzahlen haben, häufige Kontaktanfragen generieren oder zu Conversions führen? Beispiele für Erfolgskriterien sind monatliche Besucherzahlen, Anfragen über das Kontaktformular oder Umsatz über einen Online-Shop.
4. Welche Funktionen sind unverzichtbar?
   Notiere alle Muss-Funktionen, die für das Funktionieren deiner Website essenziell sind, z. B. ein Buchungstool für Dienstleistungen, ein Kontaktformular oder eine Blog-Funktion. Beispiel: Ein Fotografie-Portfolio benötigt eine Galerie mit Bildanpassung und Hochladeoption für den Kunden.
5. Gibt es Ausschlusskriterien?
   Gibt es Funktionen oder Stile, die du auf keinen Fall haben möchtest? Vielleicht möchtest du keine Werbung, kein auffälliges Branding des Anbieters oder bestimmte Stilelemente ausschließen.

Tipp: Formuliere deine Antworten prägnant und streiche Phrasen und Worthülsen. Je konkreter du wirst, desto besser kann der Designer deine Wünsche umsetzen.

Schritt 2: Wähle die gewünschten Website-Features

Sobald du deine Ziele und Rahmenbedingungen klar hast, geht es an die Funktionen deiner Website. Hier hilft es, eine Liste der gewünschten Features zu erstellen:

• Basis-Features: Navigation, Kontaktformular, „Über uns“-Seite, Blog oder Newsbereich.
• E-Commerce-Features: Produktseiten, Warenkorb, Zahlungs- und Versandoptionen, Nutzerbewertungen.
• Marketing-Features: Newsletter-Integration, SEO-Tools, Social Media-Anbindung.

Falls du Hilfe bei der Auswahl brauchst, können Webkalkulatoren hilfreich sein. Sie bieten Fragebögen, mit denen du relevante Features zusammenstellen kannst. Diese Liste dient als Projektdatenblatt, das du später als Basis für das Web Briefing nutzen kannst. Es gibt dir und der Agentur eine klare Vorstellung davon, was die Website bieten soll.

Beispiel: Eine Website für eine lokale Bäckerei könnte die Funktionen „Bestellformular“, „Google Maps-Integration“ und eine „Galerie für saisonale Produkte“ enthalten. Ein Online-Shop für Kunsthandwerk hingegen benötigt eine flexible Produktgalerie, Kundenbewertungen und ein Newsletter-Feature.

Schritt 3: Beschreibe die Anforderungen

Je größer dein Projekt, desto mehr Features kommen zusammen. Ein Projektdatenblatt fasst die Anforderungen zusammen und legt das Leistungsspektrum der Website fest. Nun geht es darum, die Anforderungen in Muss-, Soll- und Kann-Kriterien zu unterteilen:

• Muss-Kriterien: Diese Funktionen sind unverzichtbar, z. B. ein Online-Buchungssystem für einen Friseursalon.
• Soll-Kriterien: Funktionen, die wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich sind, wie eine automatische Terminbestätigung per E-Mail.
• Kann-Kriterien: Funktionen, die optional sind und nur umgesetzt werden, wenn es Budget und Zeit erlauben.

Beschreibe die Anforderungen eher inhaltlich als technisch und halte dich dabei am Projektdatenblatt. Je präziser die Anweisungen, desto besser kann die Agentur die Website entwickeln.

Schritt 4: Setze die Rahmenbedingungen

Zum Schluss geht es darum, alle relevanten Rahmenbedingungen zu setzen. Diese umfassen:

• Zielgruppenanalyse: Eine kurze Beschreibung der Website-Besucher. Beispiel: „Kunden zwischen 20 und 40, die Fitness- oder Yogainteresse haben.“
• Unternehmensinformationen: Ein kurzer Überblick über das Unternehmen oder das Projekt, der die Identität deiner Website widerspiegelt.
• Referenzseiten: Beispiele von Websites, die dir gefallen oder ähnliche Anforderungen erfüllen. Diese helfen dem Designer, deinen Stil zu verstehen.
• Zeitliche und finanzielle Vorgaben: Falls wichtig, nenne den gewünschten Launch-Termin und deine erwarteten Website-Kosten.

Mit diesen Rahmenbedingungen erhöhst du die Erfolgschancen des Projekts, da der Designer einen umfassenden Einblick in alle wichtigen Aspekte erhält.

Fazit

Ein detailliertes Web Briefing besteht aus einer Projektbeschreibung, einer Feature-Liste (Projektdatenblatt), einer präzisen Beschreibung der Anforderungen, einem Website-Organigramm (Sitemap) und den Rahmenbedingungen. Damit hast du eine solide Grundlage, um deine Website professionell umzusetzen und Dritte effizient ins Projekt einzuweisen.

„Ein gutes Web Briefing ist der Grundstein für eine erfolgreiche Website. Klare Anweisungen und definierte Ziele machen den Unterschied – und sparen Zeit und Kosten.“

Jörn Brien